Samarbejde og data er nøglen til effektiv ambulatoriedrift

Kigger man forbi Ambulatorium for Led- og Knoglekirurgi på SUH Nykøbing F., er der forholdsvist roligt på gangen. Men det skal man ikke lade sig narre af. Det seneste års tid har stået i optimeringens tegn, og blandt andet er arbejdsprocesserne omkring udsendelse af henviste patienter til forundersøgelse på privathospital blevet set grundigt efter i sømmene.

En indsats, der har været så effektiv, at afdelingen er lykkes med at hjemtage forundersøgelser for omkring 17 millioner kroner i 2024. Den besparelse svarer til 18 procent af afdelingens samlede budget.

Dét, personalet særligt er lykkes med, er at effektivisere den måde, de kører ambulatoriet på. Selvom antallet af henvisninger faktisk er steget 11 procent fra 2023 til 2024, er de flere måneder lange ventelister nu helt væk.

Alle patienter kommer til indenfor den tidsramme, de har krav på. Samtidig har ambulatoriet også haft kapacitet til at hjemtage 804 forundersøgelser mellem marts og december 2024, fortæller oversygeplejerske i ambulatoriet Signe Aarup.

- Vi har været igennem en kæmpestor forandringsproces, hvor vi minutiøst har set på, hvordan vi optimerer produktionen indenfor de ressourcer, vi allerede har i forvejen. Det er ikke en øvelse i at skabe flere tider, men i at blive dygtige til at planlægge og udnytte vores bookinger og personale maksimalt, så flere bliver set her frem for at blive sendt andre steder hen.

Et stort puslespil, som alle bidrager til

Initiativet startede med ønsket om bedre overblik over afdelingens kapacitet, produktionsstrøm og leveringsforventninger, både nu og her og på længere sigt, fortæller cheflæge Charlotte Stenqvist.

- Vi skal levere på økonomi. Vi skal levere på produktion. Vi skal levere på faglig kvalitet. Vi skal uddanne og udvikle. Og vi skal være et sted, medarbejdere gerne vil arbejde. Det hele hænger sammen, og derfor startede vi helt fra bunden med at få et grundigt overblik over ’egen butik’, forklarer hun.

Efter dataindsamling, Excel-ark og sparring med kollegerne på Holbæk Sygehus lå strategien klar. Herefter er det medarbejderne, der har taget over og givet indsatsen vinger, understreger Charlotte Stenqvist.

- Langt størstedelen af de løsninger, vi har implementeret, kommer fra medarbejderne. De kender driften og hinandens fagligheder og har mange gode idéer til, hvordan hverdagen kan skrues bedre sammen.

Noget af det, personalet nu arbejder langt mere systematiseret med, er vagtplaner, undersøgelsestyper, lægekapacitet, antallet af ambulatorierum, tværfaglig kommunikation og nye aftaler, der sikrer, at alle kender deres roller. Det fortæller ledende lægesekretær Lisbeth Most Jensen, koordinerer med ledelsen, lægernes knivskarpe vagtplanlægger Bitten T. Nielsen og oversygeplejerske Signe Aarup flere gange om ugen.

- Vi har hele tiden fingeren på pulsen hos hinanden og et øje på vores data. Henvisninger kommer i uforudsigelige bølger, men vi skyder os ind med data og tilpasser herefter løbende. Vores lægesekretærer arbejder hele tiden med at optimere vores bookinger, og kommer der et afbud, bliver en anden patient ringet ind, hver gang. Og ingen bliver sendt ud, medmindre ledelsen har nikket til det.

Udover det tætte samarbejde om patientflowet er der også indført nye arbejdsgange for henvisninger. De samles nu på overskuelige lister fra SP og visiteres dagligt, så opgaven kan løses på kort tid. Og kommer der en bølge af undersøgelser af samme type, har personalet også en løsning klar til at håndtere dette, uddyber Signe Aarup.

- De tiltag, vi har indført, har givet os en ny fleksibilitet i planlægningen. Er der behov for det, kan vi med relativt kort aftræk omlægge et ambulatorium fra én type undersøgelser til en anden for at øge kapaciteten. På den måde kan vi aktivt forebygge flaskehalse og holde ventetiderne nede ved at have det rigtige personale de rigtige steder til opgaverne. Vores sygeplejersker og assistenter er også virkelig dygtige til at se muligheder og tænke nyt, så vi hele tiden udvikler vores tilbud og løsninger.

En bæredygtig løsning

De resultater, der er opnået i Ambulatorium for Led- og Knoglekirurgi, ligger indenfor rammerne af helt almindelig drift. Der er ikke tilført noget ekstra. Data er gjort mere synlig i hverdagen, så det er nemmere at følge med i udviklingen og fastholde fokus og motivation. Vurderingen efter godt et år med de nye arbejdsgange er derfor, at det er bæredygtige og skalérbare løsninger, de har fundet frem til, fortæller Signe Aarup.

- Forandring kræver omstilling og tilvænning. Der er ikke så mange åndehuller i løbet af dagen som før, men nu, hvor ventelisterne er væk, er der plads til lidt mere elastik i planlægningen. Det letter presset, og det er en god følelse at vide, at patienterne hurtigt kommer til.

Indsatsen har da også allerede kastet flere nye tiltag af sig, blandt andet oprettelsen af et nyt ambulant operationsleje, der styrker afdelingens evne til selv at varetage flere forløb fra henvisning til færdigbehandlet. Noget, der også kommer uddannelse og kompetenceudvikling i afdelingen til gode.

En anden affødt effekt er muligheden for aktivt at byde ind på opgaver fra andre steder i regionen, indskyder Lisbeth Most Jensen.

- Vi har fælles populationsansvar for patienterne, og det vil vi gerne være med til at løfte. Når vi kan se i vores planlægning, at vi kan tage lidt ekstra ind, så gør vi det. Det gavner jo patienterne, at de kommer hurtigere igennem systemet.

For cheflæge Charlotte Stenqvist er det store fokus, afdelingen i flere år har haft på arbejdsmiljø, en del af nøglen til, at afdelingen har samlet sig om opgaven på denne måde.

- Det er en kæmpe holdindsats, vi lykkes med her, og det skal vi være stolte af. Vi har overgået vores målsætninger og fortsætter med at udvikle på det, så patienterne i vores område får endnu flere og bedre sundheds- og behandlingstilbud tættere på, hvor de bor, slutter hun.