Fra papir til pixel: Serviceafdelingen går digital!

I serviceafdelingen i Nykøbing F. er mobiltelefonen blevet en synlig del af hverdagen.

I slutningen af november blev håndskrevne papirlapper og telefonopkald skiftet ud med et nyt opgavesystem, som gør det muligt at strukturere arbejdsdagen og opgaverne med transport, rengøring og service langt mere effektivt direkte på mobilen.

Turbo på transportopgaverne

Førhen skulle en transportopgave bestilles ved et opkald til en serviceassistent. Med det nye system – kaldet SPOS i daglig tale – opretter plejepersonalet nu opgaven i Sundhedsplatformen, hvor den kobles direkte sammen med patienten.

Og det giver mærkbare fordele i det daglige arbejdsflow, fortæller servicechef i Nykøbing F. Rikke Ernstrand Rosenfjeld:

- Med det nye system kan alle medarbejdere se hele opgavelisten. De kan se hvilke opgaver, der er i nærheden og selv vælge den næste. Det betyder, at vi kan undgå at gå en masse unødvendige skridt i løbet af en arbejdsdag.

Den mobile opgavestyring er også en game changer for patientsikkerheden og arbejdsmiljøet, forklarer Rikke:

- Nu kan vi med det samme se, om der fx er øget smitterisiko og behov for værnemidler, eller om patienten har fravalgt genoplivning. Vi har heller ingen løse lapper papir med følsomme oplysninger, der skal bortskaffes korrekt. Det nye system klæder os bedre på til opgaverne, det skaber tryghed. Og så får den enkelte større mulighed for selvorganisering og variation i opgaveudførslen.

Både en øjenåbner og blod på tanden

Selvom systemet stadig er nyt, har det allerede sat spor i hverdagen. Det nye system har stillet nye krav til organisering og koordinering alle døgnets 24 timer – en udfordring, som afdelingen i Nykøbing F. har valgt at bruge blandt andet som en mulighed for kompetenceudvikling.

- Vi har skulle lære vores matrikel og hinanden endnu bedre at kende for at få SPOS til at fungere. Ny teknologi er altid en udfordring, og samtidig har vi brug for, at flere kan mere. Derfor er det også fantastisk at opleve stor nysgerrighed og lærelyst iblandt medarbejderne. Jeg er overbevist om, at når vi får det her helt ind under huden, så bliver det rigtig godt, tilføjer Rikke Ernstrand Rosenfjeld.

Nogle af de løsninger, afdelingen i Nykøbing F. har indført, er fx klynger, hvor medarbejdere hjælper hinanden på tværs af hele sygehuset og mulighed for sidemandsoplæring på mere komplekse opgaver, så man kan gå med på en opgave og lære af en mere erfaren kollega.

Optimering, ikke overvågning

Det nye system skal sikre, at opgavebyrden og bemandingen matcher hinanden. Systemet er ikke beregnet til at overvåge, hvad den enkelte medarbejder laver, hvor eller hvornår – det samler kun data overordnet på arbejdsflowet.

Opstår der forsinkelser i løbet af arbejdsdagen, kan man dermed se, om det kan forebygges med ændringer i planlægningen eller arbejdsgangene.

SUH-kollegerne i Næstved er foran

På Billeddiagnostisk Afdeling i Næstved har personalet et forspring. De fik systemet sammen med resten af NSR-matriklen i september, og ifølge radiograf Margit Hansen var det et længeventet ønske, der dermed blev opfyldt:

- Vi har efterspurgt et mere patientsikkert system i årevis. Det krævede meget at sikre, at alt blev gjort korrekt på den gamle måde med papirlapper og telefonopkald. Det nye system er langt mere sikkert og slet ikke så kompliceret, når man lærer det at kende, forklarer hun og fortsætter:

- Nu kan vi følge transportstatus på den enkelte patient, og portøren kan skrive direkte til os, hvis der fx opstår en forsinkelse. Det giver et bedre flow i samarbejdet mellem os, uden at vi skal forstyrre hinanden med telefonopkald.

Margit roser også setup’et under selve Go Live med support fra KD, CIMT og SUHs SP-team, der alle er til stede ved lanceringen for at hjælpe med oplæring og opstartsvanskeligheder. Det er også dem, der på den lidt længere bane hjælper med tilpasninger og udvikling i systemet.

Fx fortæller Margit, at kollegerne på Slagelse-matriklen, der var blandt de første til at gå live med systemet, har et stort ønske om at få mulighed for at filtrere opgavelisten, så den bliver nemmere at overskue. Et ønske Margit og kollegerne i Næstved i øvrigt bakker fuldt ud op om.

På vej ud til alle

Udrulningen af SPOS startede i foråret med et pilotprojekt på sygehuset i Slagelse og udrulles efterhånden på alle sygehuse i Region Sjælland. Systemet går live i Køge og Roskilde i det nye år – de præcise datoer kendes pt. ikke.

Læs mere om opgavestyringssystemet – her kan du blandt andet se korte film, optagelser fra webinarer på de andre sygehuse, hente materialer og få overblik over implementeringsplanen.

Få også en håndfuld gode råd til tryg implementering fra kolleger, der selv har prøvet det.

Gode råd til SPOS-implementering